RSS Reisekostenabrechnung

  • Verpflegungsmehraufwand / Verpflegungspauschalen
    Die Pauschalsätze für Verpflegungsmehraufwand sind für alle Länder weltweit immer aktuell in Onexma hinterlegt und werden in zwei Fällen automatisch berechnet: Sie legen eine Reise-Abrechnung für einen kompletten Abwesenheitszeitraum an. Dabei geben Sie das Start-, das Enddatum sowie ein Land an, für den die Verpflegungs-/ Tagespauschalen dann automat […]
  • Verpflegungsmehraufwand / Tages-, Nachtpauschalen im Flugzeug
    Sie rechnen für eine Reise Verpflegungspauschalen ab, haben aber ein oder mehrere Nächte / Tage im Flugzeug verbracht: Um diesen Fall zu erfassen gibt es ein Land LUFTRAUM (AIRSPACE), siehe §9 EStG bzw. Lohnsteuerhandbuch 3 Lohnsteuerrichtline / Lohnsteuerhandbuch R 9.6 Abs. 3. Dazu erfassen Sie eine Reise-Abrechnung mit dem Land "- diverse" bzw […]
  • Steuerberatung / Rechtsberatung
    Onexma unterstützt Sie dabei, Ihre Spesen und Reisekosten selbst online abzurechnen und zu verwalten.Onexma liefert keine Steuerberatung, sondern stellt nur ein technisches Hilfsmittel, mit dem Sie Ihre Abrechnungen eigenverantwortlich erstellen können. Bitte beachten Sie, dass zu bestimmten Sachverhalten und Vorgaben, wie und was Sie abrechnen können ode […]
  • Ãœbernachtungspauschalen
    Die in Deutschland gültigen Ãœbernachtungspauschalen für alle Länder weltweit sind in Onexma hinterlegt und werden automatisch aktualisiert. Wenn Sie eine Reise in diverse Länder angelegt haben, müssen Sie beim Hinzufügen einer Position Ãœbernachtung -> Ãœbernachtungspauschale die Länder und die Anzahl der Nächte angeben. Bei zusätzlichen Länder […]
  • Export / Schnittstellen zur Buchhaltung
    Zu gängigen Buchhaltungsprogrammen bieten wir standardisierte Exportformate (siehe Menü Berichte -> Erweitert -> Export) u.a. Lexware, Datev, Navision, e-conomic, SAP, Sage, Lexoffice, Scopevisio, Collmex, GSD FIBU. Des Weiteren können Sie sich alle Daten im Menü Berichte als csv und im Excel-Format xls exportieren. Der Export ist individuell filte […]
  • Frühstücksregel / Regel für Mahlzeitenabzug
    Onexma berechnet automatisch den Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug nach der Pauschalregel oder als Abzug des Sachbezugswertes. Alle Pauschalen werden von uns automatisch aktualisiert. Der Abzug kommt immer dann zum Tragen, wenn Sie Verpflegungsmehraufwand abrechnen und Mahlzeiten von der Firma erstattet bekommen. Der Wert der erstatteten Mahlzeit stellt ei […]
  • Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug
    Bei einer Reisekostenabrechnung wird das Frühstück automatisch berechnet, wenn dies in den Stammdaten aktiviert ist (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen). Zur Erfassung des Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug benutzen Sie bitte das Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug. Je nach Vorgabe in Ihren Abrechnungs-Einstellungen werd […]
  • Mehrwertsteuer / Vorsteuer
    In Reisekostenabrechnungen kann die Vorsteuer als Prozentsatz erfasst werden und wird automatisch berechnet. Da die Vorsteuer den Reisen selbst in der Regel nicht betrifft wird die Vorsteuer im Ausdruck der Abrechnung stan­dard­mä­ßig nur als Betrag ausgegeben. In den Druckoptionen (Einstellungen -> Mandant -> Einstellungen) können Sie dies ände […]
  • Berichte / Reporting
    Onexma stellt Ihnen alle erfassten und berechneten Daten in umfangreichen Berichten, Listen und als Export zur Verfügung. Controlling: Sie können im Menüpunkt Berichte Summen je Mitarbeiter und Kostenart nach Monat und Jahr abrufen, sowie Summen je Mitarbeiter, Projekt, Kunde und Kostenstelle. Zusätzlich haben Sie dort einen Drill-Down auf Einzelbelege m […]
  • Reisekostenreform 2014 - 2015
    Die Reisekostenreform 2014 wurde mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20. Februar 2013 beschlossen und am 30.10.2013 vom Bundesministerium der Finanzen im "BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014" erläutert. Am 24.10.2014 hat das BMF ei […]

RSS Pauschalabzüge

  • Hotelkosten erfassen
    Das Formular für den Hotelbeleg ist etwas umfangreicher als die meisten Belegerfassungen, dafür können Sie hier in nur einem Schritt die üblichen Positionen einer Hotelrechnung mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen erfassen. Typischerweise haben Sie zunächst die Ãœbernachtungen (in Deutschland mit 7% MwSt.), hier geben Sie bitte auch die Anzahl der […]
  • Datenübergabe Buchhaltung
    Für den Export ist es möglich unterschiedliche Verrechnungskonten je Zahlweise anzugeben. Einstellungen -> Firma -> Buchungskonten. Jedem Benutzer kann ab sofort ein eigenes Buchungs-/Verrechnungskonto für eine Firmenkreditkarte zugeweisen werden. Für den Export zur Buchhaltung können Bewirtungskosten auch direkt in absetzbare und nichtabzugsfähi […]
  • Frühstücksregel / Regel für Mahlzeitenabzug
    Onexma berechnet automatisch den Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug nach der Pauschalregel oder als Abzug des Sachbezugswertes. Alle Pauschalen werden von uns automatisch aktualisiert. Der Abzug kommt immer dann zum Tragen, wenn Sie Verpflegungsmehraufwand abrechnen und Mahlzeiten von der Firma erstattet bekommen. Der Wert der erstatteten Mahlzeit stellt ei […]
  • Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug
    Bei einer Reisekostenabrechnung wird das Frühstück automatisch berechnet, wenn dies in den Stammdaten aktiviert ist (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen). Zur Erfassung des Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug benutzen Sie bitte das Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug. Je nach Vorgabe in Ihren Abrechnungs-Einstellungen werd […]
  • Neue Abrechnung anlegen
    Zur Erfassung der Reisekosten haben Sie die Wahl aus verschiedenen Abrechnungsarten: Für die typische Reise mit Abrechnung von Verpflegungsgeld und Ãœbernachtungen empfehlen wir die Reiseabrechnung, da hier alle Pauschalen vollautomatisch berechnet werden. Ggf. müssen Sie noch den Mahlzeitenabzug unter "Verpflegung -> Mahlzeitenabzug" eintrage […]
  • Reisekostenreform 2014 - 2015
    Die Reisekostenreform 2014 wurde mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20. Februar 2013 beschlossen und am 30.10.2013 vom Bundesministerium der Finanzen im "BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014" erläutert. Am 24.10.2014 hat das BMF ei […]
  • Versteuerung, zu versteuernde Positionen (3-Monats-Regel)
    Zu versteuernde Positionen können in der Reisekostenabrechnung direkt vermerkt werden. Für den Fall, dass Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden, im Rahmen der Lohnabrechnung aber versteuert werden müssen, bietet Onexma ein einfaches Formular sowie einen übersichtlichen Report als PDF, der auch als Beleg/Bescheinigung für die Lohnsteuer genutzt we […]
  • Einstellungen und Vorgaben für die Schweiz
    Für die Schweiz können Sie alle Funktionen der Onexma-Lösung nutzen, insbesondere die Währungsumrechnung, das Genehmigungsverfahren, ggf. die Projekt-/Kunden-/Kostenstellenzuordnung, die Weiterverrechnung und den Vorsteuerabzug.Lediglich die Ãœbernachtungspauschalen und Verpflegungspauschalen werden nicht automatisch berechnet und müssen wie ein normale […]
  • Pauschalen für Österreich (Reisegebührenverordnung / RGV)
    Für Österreich sind die gesetzlichen Pauschalsätze der Reisegebührenverordnung für Dienstreisen (bzw. gemäß Lohnsteuerrichtlinien) standardmäßig in Onexma hinterlegt. Sie können so alle Funktionen der Onexma-Lösung nutzen, insbesondere die Währungsumrechnung, das Genehmigungsverfahren, ggf. die Projekt-/Kunden-/Kostenstellenzuordnung, die Weiterv […]
  • Reisekosten nach dänischem Recht (Dansk rejseudgifter)
    Mit Onexma können Sie Mitarbeiter auch nach dänischem Steuerrecht abrechnen, die entsprechenden Pauschalen werden ab 01.01.2014 unterstützt. - Für die Mitarbeiter muss die Regel "Denmark-standard-rates" und die Regel für den Mahlzeitenabzug "(b.) Abzug der Pauschale" ausgewählt werden. Damit gelten für diese Mitarbeiter automatisch […]

Geschäftsreise-Antrag / Reiseantrag

Onexma bietet nun im Tarif Business ein neues Modul Geschäftsreiseantrag an.

Mit dem Reiseantrag, der je Benutzergruppe mit Genehmigungsprozess und zusätzlichen Aufgaben (auch) für Dritte und Workflow individuell konfiguriert werden kann, können Prozesse im Unternehmen besser abgebildet und in die Reisekostenabrechnung integriert werden.

Aufgaben im Rahmen des Antrages oder Workflow können Prozesse oder Aufgaben, z. B. an die Reisestelle zwecks Flug- oder Hotelbuchung sein.

Es können aber auch Kosten- oder Budgetprüfungen an den Kostenstellen- oder Abteilungsleiter sein oder eine Fahrzeugbuchung an den Fuhrparkmanager mit den Reiseantrags-Aufgaben abgebildet werden.

Testen Sie Onexma mit dem Reiseantrag kostenfrei

Onexma.ch in der Schweiz

Mit unsrem Partner way2value AG in Pfäffikon bietet Onexma jetzt lokale Anpassungen und Support für Unternehmen in der Schweiz. Hierfür sind die Muster-Spesenreglemente für Unternehmen und für Non-Profit-Organisationen nach der schweizerischen Steuerkonferenz hinterlegt.

Die Spesenrückerstattung nach dem Muster-Spesenreglement kann für einzelne Mitarbeitenden oder das ganze Unternehmen angewendet werden.

Interessant sind insbesondere für Schweizer Unternehmen die automatische Währungsumrechnung sowie die Verwaltung der Spesenabrechnungen von Mitarbeitenden in unterschiedlichen Kantonen oder Ländern.

Weitere Informationen und eine Funktionsübersicht der Spesenrückerstattung für Geschäftsreisen finden Sie auf www.onexma.ch.

Reisekosten auf dem Mac abrechnen

Gerade auf dem Apple Mac ist die Auswahl an Anwendungen für die Reisekostenabrechnung nicht sehr groß, daher bietet sich gerade für iMac oder MacBook Benutzer eine online Lösung wie onexma.com an, die zudem auch auf dem iPhone und iPad verfügbar ist.

Für das iPhone gibt es eine angepasste Phone-Version und für das iPad gibt es eine für die Touch-Bedienung optimierte Version. Alle Ausdrucke erfolgen als PDF und können bequem online weitergeleitet werden. Onexma unterstützt so auch den Genehmigungsprozess und die Kommunikation im Unternehmen und mit der Buchhaltung oder dem Steuerberater durch Exportmöglichkeiten für die Buchhaltung wie DATEV, Lexware und andere.

Im Business-Tarif können ist ebenfalls ein Dokumentarchiv enthalten, Quittungen können so direkt fotografiert und hochgeladen werden und später an Berichte u.a. für Kunden- oder Projektabrechnungen angehängt werden.

Die Testversion ist kostenfrei verfügbar unter www.onexma.de

Ergänzung zum Reisekostenrecht 2014 vom 24. Okt. 2014

Da die sogenannte Vereinfachung der Reisekostenabrechnung für geschäftliche Reisen seit 01.01.2014 umfangreiche Fragen und Missverständnisse hervorgebracht hat, hat sich das BMF (Bundesfinanzministerium) tatsächlich herabgelassen und ein ergänzendes Schreiben zu deren Erläuterung heraugegeben. Tatsächlich finden sich auf den läpischen 62 Seiten für viele Fälle Antworten auf die praktische Anwendung. Allerdings sind nach wie vor viele Fälle nicht erklärt und stellen für Unternehmen ein Risiko bei der Auslegung durch das zuständige Finanzamt dar. Das Schreiben kann auf der Seite des BMF heruntergeladen werden

So einfach kann die Reisekostenabrechnung sein

Gewinn ohne Investment – Buchanan setzt auf onexma.com

Als Investor und Beratungsgesellschaft verfolgt die Buchanan GmbH klare Ziele: Servicequalität, Effizienz, Nachhaltigkeit und eine faire Rendite. Und dazu zählt auch ein leistungsfähiges System für die Reisekostenabrechnung. „Zum ersten Mal seit 25 Jahren macht die Abrechnung meiner Reisekosten richtig Spaß. Und im Vergleich zu früher brauche ich nur ein noch Zehntel der Zeit für die Kontrolle und Freigabe der Abrechnungen meiner Mitarbeiter“, lobt Steven Wilkinson, geschäftsführender Gesellschafter der Buchanan GmbH.

Jahrelang hatte Buchanan ein Abrechnungssystem eines marktführenden Anbieters genutzt, richtig zufrieden war man damit aber nicht. Zu komplex, zu arbeitsaufwändig, zu wenig ausgereift erschien die Software und auch der Kundenservice überzeugte nicht.

Die Suche nach einer passenderen Lösung führte Buchanan schließlich zu onexma.com. „Wir suchten ein cloudbasiertes, flexibles aber einfach zu bedienendes Tool“, fasst Steven Wilkinson, geschäftsführender Gesellschafter der Buchanan GmbH, die Auswahlkriterien zusammen. „onexma.com erfüllt diese Anforderungen mit Abstand am besten. Und der Support von Onexma hat uns bereits in der Entscheidungs- und Planungsphase exzellent unterstützt“, so Wilkinson weiter.

Lesen Sie die vollständige Referenz

Reisekostenabrechnung und Frühstücksabzug

Frühstücksregel / Regel für Mahlzeitenabzug

Onexma.de berücksichtigt in vielen Fällen automatisch den Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug nach der Pauschalregel oder als Abzug des Sachbezugswertes in Ihrer Reisekostenabrechnung. Alle Pauschalen werden von uns automatisch aktualisiert.

Der Abzug kommt immer dann zum Tragen, wenn Sie Verpflegungsmehraufwand abrechnen und Mahlzeiten von der Firma erstattet bekommen. Der Wert der erstatteten Mahlzeit stellt einen geldwerten Vorteil gemäß Lohnsteuer-Durchführungsverordnung dar. Geldwerte Vorteile müssen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Zur Vereinfachung können diese aber bereits in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden. * (siehe unten)

Hierfür gibt es zwei Ansätze:

  • Den Abzug des Pauschalbetrages von 20% für Frühstück und je 40% für Mittagessen und Abendessen bezogen auf den 24-Stunden Betrag der Verpflegungsmehraufwendungen.
  • Den Abzug des Sachwertes, was seit 2011 erleichtert nutzbar ist und in vielen Fälen die günstigere Variante ist.

Bei einer Reiseabrechnung  wird das Frühstück automatisch abgezogen, wenn dies in den Stammdaten aktiviert ist (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen) und Hotelkosten erfasst werden. Dort wird auch die Anzahl der Nächte und die Anzahl der in Anspruch genommenen Frühstücke abgefragt. Der Frühstücksabzug kann wahlweise bei einer Hotelposition, einer Service- oder Businesspauschale oder bei einer Mahlzeit abgezogen werden.

Sie können den Abzug auch manuell hinzufügen unter Verpflegung -> „Abzug für Mahlzeiten“ oder „Abzug für Sachbezug“, wenn Sie eine Mahlzeit erhalten haben, ohne einen Hotelbeleg dafür erfasst zu haben.

Die Sachbezugswerte für 2012 betrugen: Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen: 2,87 Euro, Abendessen: 2,87 Euro

Ab 01.01.2013 gelten folgende Werte: Frühstück: 1,60 Euro, Mittagessen: 2,93 Euro, Abendessen: 2,93 Euro

Ab 01.01.2014 gelten folgende Werte: Frühstück: 1,63 Euro, Mittagessen: 3,00 Euro, Abendessen: 3,00 Euro

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

RSS km-Geld / km-Pauschalen

  • KM-Pauschale für Mitfahrer, Fahrzeugtypen und Motorroller
    Mit Onexma können Sie die Fahrtpauschalen für unterschiedliche Fahrzeugtypen und Mitfahrer automatisch berechnen lassen. Zur Ermittlung der Strecke können Sie die integrierte Google Maps verwenden oder aus Ihren Standardstrecken auswählen. Für die Berechnung per Google Maps erfassen Sie Start und Ziel (sofern dies nicht bereits aus Ihrem Abrechnungskopf […]
  • Standardwerte Vorgaben / Standardstrecken Vorlagen
    Unter Einstellungen -> Standardwerte kann sich jeder Benutzer die Standardwerte für Zahlweise, Zuordnungen und Weiterberechnung hinterlegen. Diese werden dann bei der Erfassung von neuen Abrechnungen als Vorgabe verwendet. Des Weiteren kann sich jeder Benutzer Standardstrecken, die er für die Abrechnung nach km-Pauschalen benötigt, hinterlegen.
  • Eigene Pauschalsätze / Abweichende Verpflegungsmehraufwendungen
    Im Tarif Business können Sie für Verpflegungsmehraufwendungen, Ãœbernachtungspauschalen und km-Pauschalen mandantenspezifische Regeln nutzen, die auch in einer beliebigen Währung angegeben sein können. Wenn Sie dies nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an den Support. Eine Liste der aktuellen Pauschalsätze finden Sie unter nachfolgendem Link. Im Tarif […]
  • Neuigkeiten Fahrtkosten
    Für die km-Abrechnung kann jetzt zwischen zwei Formularen für Erfassung und Änderungen gewählt werden: automatische km-Berechnung mit Google Maps oder manuelle Erfassung der Strecke. Der Betrag und die Einheit je km oder Meile können jetzt für jeden Benutzer abweichend von der Standardregel festgelegt werden. Beim Erfassen von Fahrten in der Monats- od […]
  • Reisekosten nach dänischem Recht (Dansk rejseudgifter)
    Mit Onexma können Sie Mitarbeiter auch nach dänischem Steuerrecht abrechnen, die entsprechenden Pauschalen werden ab 01.01.2014 unterstützt. - Für die Mitarbeiter muss die Regel "Denmark-standard-rates" und die Regel für den Mahlzeitenabzug "(b.) Abzug der Pauschale" ausgewählt werden. Damit gelten für diese Mitarbeiter automatisch […]
  • Aktuelle km-Pauschalen
    Für die Abrechnung von Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug gelten km-Pauschalen / Kilometergeld. Die aktuellen KM-Pauschalsätze (Stand 01.01.2013) sind: Wichtiger Hinweis zur Kilometerpauschale ab 01.01.2014: Fahrtkosten-Pauschalen dürfen nur noch für PKW und motorbetriebene Fahrzeuge erstattet werden. Die Pauschale für Fahrten mit dem Fahrrad und die Mi […]

RSS Datev Export bei Onexma.com

  • Export / Schnittstellen zur Buchhaltung
    Zu gängigen Buchhaltungsprogrammen bieten wir standardisierte Exportformate (siehe Menü Berichte -> Erweitert -> Export) u.a. Lexware, Datev, Navision, e-conomic, SAP, Sage, Lexoffice, Scopevisio, Collmex, GSD FIBU. Des Weiteren können Sie sich alle Daten im Menü Berichte als csv und im Excel-Format xls exportieren. Der Export ist individuell filte […]
  • Datenübergabe Buchhaltung
    Für den Export ist es möglich unterschiedliche Verrechnungskonten je Zahlweise anzugeben. Einstellungen -> Firma -> Buchungskonten. Jedem Benutzer kann ab sofort ein eigenes Buchungs-/Verrechnungskonto für eine Firmenkreditkarte zugeweisen werden. Für den Export zur Buchhaltung können Bewirtungskosten auch direkt in absetzbare und nichtabzugsfähi […]
  • Nutzung von Benutzergruppen für Buchhaltungszwecke
    Es können je Benutzergruppe unterschiedliche Sach-/Gegenkonten verwendet werden, z.B. für die Unterscheidung von Mitarbeiter/Unternehmer, für Tochtergesellschaften oder Niederlassungen. Tragen Sie zuerst die Konten ein unter Einstellungen -> Buchungskonten und weisen diese dann in der Benutzergruppe zu. Für den Export, Buchungs- und Zahlungslisten kö […]
  • Berichte / Reporting
    Onexma stellt Ihnen alle erfassten und berechneten Daten in umfangreichen Berichten, Listen und als Export zur Verfügung. Controlling: Sie können im Menüpunkt Berichte Summen je Mitarbeiter und Kostenart nach Monat und Jahr abrufen, sowie Summen je Mitarbeiter, Projekt, Kunde und Kostenstelle. Zusätzlich haben Sie dort einen Drill-Down auf Einzelbelege m […]
  • Genehmigung erteilen, Workflow
    Wenn eine Abrechnung von einem Mitarbeiter angelegt und "eingereicht" wurde, wird der direkte Vorgesetzte oder der zuständige Benutzer für die 1. Stufe per E-Mail benachrichtigt. In der Benachrichtigung ist ein direkter Link zur Abrechnung enthalten, so können Sie die Abrechnung mit einem Klick aufrufen, ansehen (ggf. korrigieren oder eine Anmer […]
  • Abrechnung nachträglich ändern
    Geschlossene Abrechnungen können nicht mehr geändert werden, da die Daten und Summen ggf. bereits weiterverarbeitet oder exportiert wurden. Wir empfehlen stattdessen eine weitere Abrechnung mit Titel "Korrektur zur Abrechnung Nr. xxx" anzulegen. Abrechnungen die nur "eingereicht" sind, können Sie selbst (bei entsprechender Berechtigung […]
  • Weiterberechnung für Stundenzettel/Zeiten
    Für im Stundenzettel/Zeiterfassung erfasste Zeiten könne die vorgegebenen Zeiten jetzt selbst definiert werden siehe Menü Einstellungen -> Standardwerte. In der Projektverwaltung sind Zusatzinforamtionen verfügbar. Insbesondere bei Nutzung des Stundenzettels können hier die ausführende Firma, ein Partner sowie Angaben zu Preis, Menge Einheit und Bud […]
  • Stundenzettel / Zeiterfassung
    Der Stundenzettel eignet sich sowohl zur reinen Abrechnung von Arbeitszeiten und Fahr-/Pausenzeiten als auch zur Abrechnung von Stunden je Projekt. Die Projekte werden bequem aus einer Auswahlliste gewählt, wofür jeder Benutzer jeweils seine eigene Vorgabe hinterlegen kann. Im Gegensatz zur Abwesenheitsverwaltung werden hier Stunden, keine Tage verwaltet u […]
  • Zahlungsvorschlagslisten und Zahlungsdaten exportieren
    Für die direkte manuelle Zahlung stehen Zahlungsvoschlagslisten gefiltert nach Status der Abrechnung, Mitarbeitergruppe und Zeitraum zur Verfügung. (Menü Berichte -> Monats-Zahlungsliste) Die gleichen Listen lassen sich auch als Zahlungsverkehrsdatei (ZV) im SEPA Format (XML nach ISO 20022) exportieren und an Ihre Bank übermitteln (per Webbanking oder […]
  • Neue Funktionen 2014
    Reisekosten Beim Hochladen von Dokumenten können nun mehrere Dateien gleichzeitig ausgewählt und übertragen werden. Es wurden 30 weitere Währungen in die tägliche Aktualisierung aufgenommen, u.a. Afghanischer Afghani, Äthiopischer Birr, Aruba-Florin, Barbados-Dollar, Jemen-Rial, Ukrainischer Hrywnja Zusätzliche Kostenarten hinzugefügt: Bildung, Snack […]

RSS Verwaltung

  • Genehmigungsprozess
    Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Prüfung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen. Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung für die Reisekostenabrechnung nicht relevant.Bei mehreren Benutzern im System können Sie unter Ein […]
  • Berichte / Reporting
    Onexma stellt Ihnen alle erfassten und berechneten Daten in umfangreichen Berichten, Listen und als Export zur Verfügung. Controlling: Sie können im Menüpunkt Berichte Summen je Mitarbeiter und Kostenart nach Monat und Jahr abrufen, sowie Summen je Mitarbeiter, Projekt, Kunde und Kostenstelle. Zusätzlich haben Sie dort einen Drill-Down auf Einzelbelege m […]
  • Benutzer anlegen / verwalten / löschen
    Sie können Ihre Mitarbeiter / Benutzer bei entsprechender Berechtigung selbst verwalten im Menü Einstellungen -> Mandant -> Benutzer. Sie können gleichzeitig bis zu zehn Benutzer anlegen oder eine Datei mit den Benutzerdaten importieren. Die Datei muss im csv- oder txt-Format gespeichert sein und die folgenden Felder als Spaltentitel enthalten: - […]
  • Versteuerung, zu versteuernde Positionen (3-Monats-Regel)
    Zu versteuernde Positionen können in der Reisekostenabrechnung direkt vermerkt werden. Für den Fall, dass Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden, im Rahmen der Lohnabrechnung aber versteuert werden müssen, bietet Onexma ein einfaches Formular sowie einen übersichtlichen Report als PDF, der auch als Beleg/Bescheinigung für die Lohnsteuer genutzt we […]
  • Genehmigung erteilen, Workflow
    Wenn eine Abrechnung von einem Mitarbeiter angelegt und "eingereicht" wurde, wird der direkte Vorgesetzte oder der zuständige Benutzer für die 1. Stufe per E-Mail benachrichtigt. In der Benachrichtigung ist ein direkter Link zur Abrechnung enthalten, so können Sie die Abrechnung mit einem Klick aufrufen, ansehen (ggf. korrigieren oder eine Anmer […]
  • Kostenfreie Testphase
    Sie können die Onexma Reisekostenabrechnung und im Tarif Business auch die komplette Benutzer- und Spesenverwaltung mit vollem Funktionsumfang inklusive der Apps für iPhone, Android und iPad nutzen.Firmenkunden können während der Testphase alle gewünschten Funktionen im Tarif Business wie Berechtigungssystem, Berichtswesen, Genehmigungsprozess und Workf […]
  • Mandant einrichten
    Grundsätzlich wird der Mandant für Ihren Benutzer im Tarif Business automatisch angelegt. Beim ersten Login müssen Sie lediglich ein paar Fragen beantworten, alles Weitere geschieht automatisch im Hintergrund. Normalerweise sollte die Einrichtung eines Mandanten mit maximal 2 Genehmigungsschritten in 5-10 Minuten erledigt sein. Die Zeit sparen Sie dann sc […]
  • Einstellungen und Vorgaben für die Schweiz
    Für die Schweiz können Sie alle Funktionen der Onexma-Lösung nutzen, insbesondere die Währungsumrechnung, das Genehmigungsverfahren, ggf. die Projekt-/Kunden-/Kostenstellenzuordnung, die Weiterverrechnung und den Vorsteuerabzug.Lediglich die Ãœbernachtungspauschalen und Verpflegungspauschalen werden nicht automatisch berechnet und müssen wie ein normale […]
  • Reiseantrag
    Onexma bietet nun im Tarif Business das Modul Geschäftsreiseantrag. Mit dem Reiseantrag, der je Benutzergruppe mit Genehmigungsprozess und zusätzlichen Aufgaben (auch für Dritte) und Workflow individuell konfiguriert werden kann, können Prozesse im Unternehmen besser abgebildet und in die Reisekostenabrechnung integriert werden. Aufgaben im Rahmen des An […]
  • Abwesenheitsverwaltung / Urlaubsverwaltung
    Die Ansicht des Urlaubskalenders kann für Benutzergruppen oder alle freigeben werden. Die Listen der Abwesenheitsverwaltung können nach Status (geplant, beantragt, gebucht), dem Jahr und der Art (Urlaub, Krankheit) gefiltert werden. Es ist jetzt eine Jahresansicht verfügbar. Sie können neben Urlaubs- und Krankentagen nur auch (Projekt-)Planungszeiten im […]